Geçen hafta büyük bir hata yaptım ve tüm sorumluluk bana ait.
Toplantının amacı, yeri veya ne kadar süreceği gibi kritik soruları sormadan fiziksel bir toplantıyı kabul ettim. Muhtemelen daha önceki deneyimlerime ve beklentilerime güvenerek kabul ettim, ama bu benim için büyük bir kayıp oldu.
Takvimde belirsiz bir yer bilgisi olmasına rağmen, önceki toplantılarımızı yaptığımız yer olduğunu varsaydım. Genelde toplantı öncesi katılımcıları arar, ne konuşacağımızı öğrenir ve ona göre hazırlık yaparım. Ancak bu adımı da atladım ve bu bana pahalıya patladı.
Güvenlikte büyük bir şok 🙂 çünkü toplantı yerinde kimse yoktu. Katılımcıları aradılar ve toplantının başka bir yerde olduğunu öğrendim—bunu daha önce teyit etmem gerekirdi.
Şirketin kapısında beklerken kendi kendime şunu sordum: “Bu toplantıyı neden yapıyoruz? Amacı ne?” Bu soruları bir hafta önce sormam gerekirdi. Bu toplantı aslında bir e-posta ya da 30 dakikalık bir Zoom görüşmesiyle rahatlıkla yapılabilirdi. Bunun yerine, neredeyse yarım günümü toplantı yerine gitmek, gelmek ve lojistiğiyle geçirdim ve sonunda toplantıya katılamadım. Katılsam bile, muhtemelen katkım çok az olurdu. En azından umarım öyle olmuştur! Bu durum günümün geri kalanını da etkiledi.
Bu sebeple, bundan sonraki toplantı istekleri için kendime bir “Check List” – “Kontrol Listesi” oluşturma kararı aldım. Bu benim için önemli bir ders oldu. Atul Gawande’nin The Checklist Manifesto: How to Get Things Right kitabını okumanızı öneriyorum. Şimdi bunun önemini çok daha iyi anlıyorum.
Benim için başarısız toplantı girişiminin tüm sorumluluğunu alıyorum ve bir daha tekrarlanmayacağından eminim.
İşte bu kısacık süreçten çıkardığım dersler:
Etkili Bir Toplantı Nasıl Düzenlenir: Basit Adım Adım Kılavuz
1. Amacı Belirleyin
-
Bu toplantı neden yapılıyor?
Toplantının amacını net bir şekilde belirleyin. Karar mı alacağız, güncellemeler mi paylaşacağız yoksa bir sorunu mu çözeceğiz? Hedefiniz neyse, buna göre net olun. -
Bu düzenli mi yoksa tek seferlik bir toplantı mı?
Eğer toplantı tek seferlikse, belirli bir sorunu çözmeye odaklanın. Düzenli toplantılar yapıyorsanız, bu toplantıların sürekli bir değer yarattığından emin olun.
2. Doğru Kişileri Davet Edin
-
Kimler katılmalı?
Sadece doğrudan katkı sağlayabilecek ya da ilgisi olan kişileri davet edin. Gerekli olmayan insanları toplantıya dahil ederek kalabalık yapmaktan kaçının.
3. Toplantının Nasıl Yapılacağına Karar Verin
-
Yüz yüze, online ya da e-posta ile mi?
Yüz yüze toplantılar sizin için daha etkili görünebilir, ancak diğer katılımcılar için zaman kaybına neden olabilir. Herkesin zamanını düşünün. Örneğin, herkesi ofisinize davet ettiğinizde, onlar toplantıya gelip gitmek için çok zaman harcayabilirler. Bu, verimliliklerini düşürebilir. Unutmayın, zaman herkes için kıymetlidir, sadece sizin için değil. -
Herkesin zamanına saygı gösterin:
Eğer Zoom, Teams gibi sanal bir toplantı aynı sonuçları sağlayacaksa, bu daha iyi bir seçenek olabilir. Başkalarının zamanını ve çabasını göz ardı etmek büyük bir “kırmızı çizgidir” ve bu, takımınızla veya iş ortaklarınızla olan ilişkilerinizi olumsuz etkileyebilir.
4. Zaman, Tarih ve Yeri Belirleyin
-
Ne zaman ve nerede olacak?
Herkes için uygun bir zaman seçin ve gerekli tüm detayları paylaşın. Eğer fiziksel bir toplantı yapıyorsanız, yerin kolay ulaşılabilir olduğundan ve katılımcıların nasıl geleceklerini bildiklerinden emin olun. -
Takvime ekleyin:
Google Takvim ya da Outlook gibi online takvim araçları kullanıyorsanız, toplantı davetine şu önemli bilgileri eklediğinizden emin olun:-
Zaman ve tarih
-
Açık Adres, Kroki, Map ya da sanal bağlantı (Zoom, Teams, vb.)
-
Süre (toplantının ne kadar süreceği)
-
Gündem
-
Ekstra bilgiler: Katılımcılar park yeri, güvenlik ya da başka gereksinimler hakkında bilgiye ihtiyaç duyuyorsa, bunları da davet ya da e-posta ile paylaşmayı unutmayın.
-
5. Toplantı Öncesi Detayları Paylaşın
-
Gündemi, zamanı ve yeri önceden gönderin:
Herkesin şu bilgileri bildiğinden emin olun:-
Zaman ve tarih
-
Toplantı adresi, yeri veya toplantı odası adı ya da çevrimiçi toplantı bağlantısı
-
Toplantının süresi
-
Gündem (konuşulacak başlıklar)
-
-
Katılımı onaylayın:
Herkesin bu bilgileri aldığından ve toplantıya katılabileceğinden emin olun.
6. Gündeme Bağlı Kalın
-
Konuya odaklanın:
Toplantı sırasında gündeme bağlı kalın. Yan konuların çok fazla zaman almasına izin vermeyin. Herkesi önemli noktalara odaklanmış halde tutun.
7. Toplantı Sırasında Görevleri Takip Edin
Toplantının sorunsuz ilerlemesini sağlamak için katılımcılar veya toplantıyı organize eden kişi şu görevlerin yerine getirdiğinden emin olmalı:
-
Kolaylaştırıcı: Biri toplantıyı yönlendirip tartışmaları düzenli bir şekilde ilerletmeli.
-
Not alıcı: Biri alınan kararlar ve yapılacak işler hakkında notlar almalı ki hiçbir şey atlanmasın. Artık bunun için yüzlerce Yapay Zeka servisi var.
-
Zaman yöneticisi: Toplantının planlanan süre içinde kaldığından emin olun.
Bu rollerin resmi olarak atanmasına gerek yoktur, ancak toplantının verimli ve odaklı kalması için bu görevlerin yerine getirildiğinden emin olmak önemlidir.
8. Sonuçları Özetleyin ve Görevleri Dağıtın
-
Sonuçlar nedir?
Toplantının sonunda, alınan kararları, yapılması gereken işleri ve kimlerin sorumlu olduğunu gözden geçirin. Son tarihlerin net olduğundan emin olun.
9. Toplantı Sonrası Takip Edin
-
Toplantı notlarını paylaşın:
Toplantıdan sonra, alınan kararlar ve yapılacak işleri içeren bir özet paylaşın. Bu notları sadece katılımcılara değil, toplantıya katılamayan ama bilgilendirilmesi gereken kişilere de gönderin. -
Anlayışı onaylayın:
Herkesin ne yapması gerektiğini ve ne zaman yapması gerektiğini bildiğinden emin olun. Eğer başka toplantılar ya da adımlar gerekiyorsa, bu bilgileri de takipte belirtin. -
Gelecek toplantıları planlayın:
Başka bir toplantı gerekiyorsa ya da düzenli toplantılar yapılması gerekiyorsa, bunları mevcut toplantı bitmeden organize edin. Tüm katılımcıları gelecek toplantılar ve alınacak adımlar hakkında bilgilendirin.
Unutmayın, artık fiziksel toplantılar oldukça maliyetli. Zamanınızı koruyun çünkü en değerli kaynağımız bu. Zamanınızı çalmak isteyenlere bunu hatırlatmaktan çekinmeyin.
